Kuinka valita taloyhtiöön sopivin isännöitsijä?
Isännöitsijän valinta on yksi tärkeimmistä tehtävistä, joita taloyhtiön hallitukselle kuuluu. Hyvä isännöitsijä huolehtii taloyhtiöstä kuin omastaan ja isännöitsijällä on sellaista erikoisosaamista ja asiantuntijuutta, jota juuri kyseinen taloyhtiö tarvitsee. Onkin tärkeää, että isännöitsijällä on monipuolista osaamista ja tuntemusta erilaisten taloyhtiöiden tarpeista.
Hyvän isännöitsijän tunnusmerkkejä ovat…
- monipuolinen ammattitaito
- luotettavuus
- saavutettavuus
- nopeus
- kyky ja osaaminen huomioida taloyhtiökohtaiset erityistarpeet.
Uutta isännöitsijää valittaessa onkin tärkeää päättää valmiiksi, mitkä ovat juuri tämän taloyhtiön tärkeimmät tarpeet ja millä mittareilla isännöitsijän laadusta voidaan varmistua. Huolellisella taustatyöllä ja ehdokkaiden haastattelulla voidaan varmistaa, että isännöitsijällä on riittävä tietotaito sekä resurssit taloyhtiön hoitoon. Esimerkiksi vanhoilla rakennuksilla on erilaisia huoltotarpeita ja isännöitsijällä olisi hyvä olla kyky taloyhtiön remonttien valvontaan, kun taas modernit vasta valmistuneet rakennukset edellyttävät isännöitsijältäkin ajantasaista tietoa rakennustekniikasta.
Mikään laki tai pykälä ei kuitenkaan velvoita taloyhtiötä hankkimaan isännöitsijää. Jos taloyhtiön hallitus ja osakkaat kokevat pystyvänsä hoitamaan taloyhtiön asioita riittävän hyvin, ei isännöitsijää tarvita. Huolellisesti valittu isännöitsijä on kuitenkin arvokas sijoitus ja helpottaa taloyhtiön hallituksen työtä merkittävästi.
Hyvä isännöinti on monen tahon yhteistyötä
Isännöinti vaatii hyvää yhteistyötä isännöitsijän ja osakkaiden sekä asukkaiden välillä, ei pelkästään isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen välille. Jos kiinteistönhoidosta on tehty jo sopimus huoltoyhtiön kanssa, tarvitaan tietenkin sujuvaa yhteistyökykyä myös huoltoyhtiön ja isännöitsijän välille. Kun tiedonkulku on sujuvaa ja kaikki osapuolet pysyvät kärryillä taloyhtiön arjesta, pystytään taloyhtiön asioista ja kiinteistön kunnosta huolehtimaan parhaalla mahdollisella tavalla.
Jo pidempään toimineella isännöitsijällä pitäisi olla yhteistyökumppaneita ja hyvä tuntemus alueen palvelutarjonnasta. Harva isännöitsijä pystyy yksin hoitamaan kaiken mitä taloyhtiössä tulee vastaan, vaan hyvä isännöitsijä tuntee alueen huolto- ja rakennusyritykset, tietäen kenen puoleen kääntyä jos taloyhtiössä tulee erikoisosaamisen tarvetta.
Taloyhtiön hallituksen vastuulla on olla koko ajan selkeästi kartalla siitä, miten isännöinti toimii: mitä tehtäviä isännöitsijälle kuuluu, miten ne toteutuvat, vastaako laatu odotuksia, minkä hintaista palvelu on ja vastaako hinta saatua laatua. Isännöinnin laatua seurataan säännöllisesti yhdessä sovituilla tavoilla ja mittareilla, jotta mahdollisiin epäkohtiin pystytään puuttumaan mahdollisimman nopeasti. Jos taloyhtiön hallitus ei ole täysin tyytyväinen isännöintiin, kannattaa aina ensin pyrkiä ratkaisemaan ongelmakohdat valitun isännöitsijän kanssa. Mikäli ongelmia ei kuitenkaan saada ratkaistua molemmille osapuolille sopivalla tavalla, on aika vaihtaa isännöitsijää.
Isännöitsijän vaihto
Isännöitsijän vaihtoa ei tule tehdä kevyin perustein, mutta jos isännöinnin laatu ei ole riittävää tai hinta käy taloyhtiölle liian korkeaksi, on aika kääntää katseet uuteen suuntaan. Jos taloyhtiön isännöitsijä vaihdetaan, on siirtymässä todennäköisesti pientä haparointia kun uusi isännöitsijä tutustuu taloyhtiöön, kiinteistöön ja sen yksilöllisiin tarpeisiin. Mitä enemmän vanha isännöitsijä saa siirrettyä tietoaan kohteen hoidosta, toimintatavoista ja kulttuurista, sitä nopeammin taloyhtiö pääsee palautumaan normaaliin arkeen isännöinnin osalta.
Vanhan ja uuden isännöitsijän kanssa solmittujen sopimusten niin salliessa, kannattaa isännöitsijän vaihto tehdä lyhyellä siirtymäajalla. Kaikkien tahojen (vanha isännöitsijä, uusi isännöitsijä ja taloyhtiön hallitus) välisellä yhteistyöllä ja hyvällä hengellä isännöitsijän vaihto käy kivuttomammin. Kun uusi isännöitsijä on valittu, tapahtuu vaihdon käytännön tehtävät lähes täysin vanhan ja uuden isännöitsijän toimesta. Taloyhtiön hallituksen tehtävänä on kuitenkin valvoa ja huolehtia siitä, että kaikki isännöitsijän vaihtoon liittyvät asiakirjat toteutuvat ja siirtyvät. Myös uuden isännöitsijän perehdytys on hallituksen vastuulla.
Vaihdon huolellinen valmistelu lyhentää siirtymäaikaa ja varmistaa, ettei isännöitsijän vastuulla olevissa tehtävissä tule katkoksia. Taloyhtiön hallitus voi valmistella isännöitsijän vaihtumista kirjaamalla heti sopimukseen isännöinnin luovuttamiseen liittyvistä tehtävistä, joihin kuuluu tilin- ja välitilinpäätöksen tekeminen, asiakirjojen listaus ja luovuts. Uudelle isännöitsijälle toimitetaan kattavat perustiedot taloyhtiöstä sekä sen sopimus- ja yhteistyökumppaneista mahdollisimman ajoissa ennen kohteen luovutusta.
Uudiskohteessa taloyhtiön isännöitsijä valitaan, kun kohde alkaa olla valmistumaan päin. Rakentamisen ajan kohteen isännöinnistä vastaa rakennusliike tai rakennuttaja, joka luovuttaa kohteen isännöinnin taloyhtiön hallituksen valitsemalle isännöitsijälle samoin kuin isännöitsijää valittaessa.
Isännöitsijän kilpailutus
Taloyhtiön isännöitsijä valitaan kilpailuttamalla silloin, kun taloyhtiöön ollaan valitsemassa ensimmäistä isännöitsijää tai jos isännöitsijän vaihto on jostain syystä ajankohtainen. Isännöinnin kilpailuttaminen ei ole aina nopein ja helpoin mahdollinen projekti, mutta huolellinen etukäteisvalmistelu varmistaa, että lopputuloksena taloyhtiöllä on paras mahdollinen isännöitsijä.
Kun isännöitsijän kilpailutus on ajankohtaista, tulee taloyhtiön hallituksen laatia selkeät valintakriteerit ja laatumittarit. Näillä helpotetaan valinnan tekemistä, mutta kirjaamalla samat ehdot myös isännöintisopimukseen, varmistetaan molempien osapuolten yhteisymmärrys sopimuksen sisällöstä ja tavoitteista. Isännöitsijän laatua ja sopivuutta ei kuitenkaan pystytä arvioimaan pelkästään paperille kirjatulla muistilistalla, vaan isännöitsijän kilpailutuksen edetessä tarjousten läpikäyntiin on hyvä ajatus haastatella ehdokkaita kasvotusten.
Kattava tarjouspyyntö nopeuttaa isännöinnin kilpailutusta
Mitä enemmän ja tarkempaa tietoa pystytään ynnäämään jo tarjouspyyntöön, sitä parempia tarjouksia isännöitsijät ja isännöintiyritykset voivat laatia. Millä esimerkiksi varmistetaan, että isännöitsijän osaaminen ja resurssit riittävät juuri tämän taloyhtiön hoitamiseen? Onko taloyhtiön kiinteistöissä sellaisia erityispiirteitä, joista isännöitsijän tulee olla tietoinen ja jotka saattavat tarvita erikoisosaamista?
Tarjouspyynnössä tulee kuvata mahdollisimman tarkasti, millä laajuudella isännöitsijän odotetaan taloyhtiötä hoitavan. Kuvatkaa tarkasti, minkä kokoisia ja tyyppisiä kiinteistöjä taloyhtiöllä on, mitkä tehtävät kuuluvat juuri tämän taloyhtiön arkeen, mitkä tehtävät ovat isännöitsijän vastuulla ja onko taloyhtiöllä huoltosopimus huoltoyhtiön kanssa. Lisäämällä tarjouspyyntöön liitteiksi yhtiöjärjestyksen, tuoreimman tilinpäätöksen, isännöitsijäntodistuksen ja pitkän tähtäimen korjaussuunnitelman autat myös isännöitsijää tai isännöintitoimistoa laatimaan tarkemman tarjouksen.